如何做好服务型办公室的动线设计?( 四 )
打印区
打印区可以较为灵活 , 可以专门辟出一个空间 , 放置打印复印一体机 , 在办理业务过程中涉及到的打印文件 , 都可以在打印区取出 。
当然 , 也可以在各个工位上放置打印机 , 具体如何放置可以根据实际的业务情况而定 。
自助服务区
自助服务区可以作为一个单独的区域 , 不需要占用过多空间 , 主要是放置安全的电热水壶和一次性水杯 , 便于来访人员自助倒水 。
等候区
在自助服务区旁开设等候区 , 配备用于休息的座椅 , 供等待或者陪同的人员就坐 。
从“产品经理”的视角而言 , 可以安排一位工作人员与人员唠家常 , 从对话中挖掘潜在需求 , 为更进一步的改善提供依据 。
好的动线需要每个人的支持
光有好的动线是完全不够的 , 需要有专业的人在动线上发挥作用 , 并保持良好的服务意识 , 给服务对象带来良好的体验 , 体验就是共享服务中心 , 乃至所属企业的整体形象 。
以人力资源服务共享中心的面试体验为例 。 对大部分现代化企业而言 , 面试层面无论是动线还是流程都已经非常成熟了 , 动线也是非常清晰 , 照顾到了每一个体验点 。
但如果在一些细节方面做得不到位的话 , 动线设计再优秀也是前功尽弃 。
不良体验1:面试无人接待
面试人员在指定时间之前到达公司时 , 看到了这家公司极富设计感的前台和休息区 , 但发现前台座位空空如也 , 同时在这个时候发现面试联系人留的是固定电话 , 那么这时面试人员不得不敲门 ,
选择向就近工位的员工寻求帮助 。 如果这位员工恰好不是人力资源部门的 , 并不清楚你的问题 , 或者正好在忙于自己堆成山的工作时 , 就会隐约出现一种不耐烦的表现 , 这个时候面试者会对这家企业有了不良的第一印象 , 第一印象对于每个人做出决定的重要性 , 相信大家都是知道的 。
另外 , 面试者的整体体验从由专门的对接人或前台引导 , 变成了自己需要在一个陌生的环境中进行探索 , 其体验可想而知 。
不良体验2:面试等待时间过长
当面试者被带入设计极其合理的对话式面试间时 , 开始填写面试人员登记表 , 或者是参加笔试时 , 整体的体验都是非常不错的 , 但稍后的体验就出现了断崖式的下降 , 因为主面试官迟迟不来 , HR进来好几次打招呼 , 仍然等了很久 , 这个时候 , 从到访的前台 , 直至将面试者引入指定面试间之间的良好动线设计 , 都因为这一细节工作的不到位而最终毁于一旦 。
只要用心 , 面试官的时间可以安排出来的 , 只要面试官真正把面试当成是自己当天任务的一部分 , 把这个任务在此时间点的优先级排在其他工作之上 , 才能让面试者感受到良好的体验 。
从各大人力资源APP的评论来看 , 面试者吐槽的很大一部分就是面试等待时间过长 , 而这应该是最容易避免的 。
好的动线 , 一定要有服务意识的人参与 , 这样才能使整体的体验得到提升 。 就像物业公司案例 , 在物业公司的动线设计得非常合理的情况下 , 如果前台接待人员一问三不知 , 那么其体验依然会大打折扣 。
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