通过共享空间 ， 减少了个人储存保管物品的数量和需要 。 等于是将人人备一个小仓库 ， 变成一个共享的工作站 。
建立共享空间就是一个控制库存的例子 。 我们需要在这方面认真研究一下 ， 如何将日常所需要使用到的物品降到最低 。 如何做到不需要的东西 ， 就不要出现在现场 。 需要的东西 ， 如何区分使用频率 ， 并做好相对应的库存控制 。
3 ， 使用电子记事本
很多人喜欢使用记事本做记录 ， 开会时带着记事本 ， 去现场带着记事本 。 记事本上经常书写得潦草不说 ， 日后真要想翻找相关记录 ， 一个是很有可能要费一番功夫才能找到 ， 二是找到了 ， 还不一定能读得懂 。 当然还有可能是 ， 记事本都找不到了 。
对于我来说 ， 我发现使用电子记事本更有效 。 我可以在电子记事本上 ， 根据课题、或者客户、日期等分类建档 ， 这样索引查找起来非常方便 。 第二呢 ， 电子输入的文档也更容易阅读 。 如果是走现场使用了纸张进行了记录、或者讨论中手工画过一些草图什么的 ， 一般我也会拍照附加在相应的记事本文档中 ， 并做简要的归纳说明 ， 以便日后查看起来一是容易查找 ， 二是也容易看得懂 。
4 ， 维护好电子日历 ， 做好时间管理
丰田章男的办公桌上放了多本台历 ， 这引起了我的好奇 。 他是怎么使用这些台历的呢？他日常日程安排会用到这些台历吗？还是说这些工作都由秘书来完成 ， 而这些台历对他来说 ， 也都是“美好”的摆设？
我自己的工作习惯是只在办公桌上摆放一个台历 ， 并在上面记录一些重要的提醒事项 。 而这些事项和大部分的会议日程安排 ， 我则维护在我的电脑上的电子日历里 。 （现在的应用 ， 也可以做到电脑、手机同步 。 ）
这样做的原因 ， 是如果我坐在工位上办公 ， 台历就摆在抬头可见的位置 ， 所以当月、当天的重要事项 ， 我能够一眼就看到 。 而在电脑、手机上的日历提醒 ， 则可以更好地移动服务 ， 以便能及时提醒 。
除了做好行程日历的维护更新 ， 要想做好时间管理 ， 还要学会管理会议邀请 。
什么叫管好会议邀请呢？就是对于不需要自己参加的会议 ， 或者参加的意义不大 ， 又或者不用通过会议方式 ， 而是私下面对面两人沟通更好的情况下 ， 要学会对收到的会议邀请说“不” 。 与其不闻不问就接受了会议邀请 ， 结果到头来会议时间一片冲突 ， 或者去参加会议时发现自己能够做得贡献也不大 ， 还不如在收到邀请时询问一下对方 ， 是需要我参与做决定、还是只是旁听 ， 是需要被咨询 ， 还是要提供意见 ， 不去会有什么影响 ， 不召开而是私下沟通行不行？在这个判断的基础上 ， 再决定“要”还是“不要”参加会议 。
这本身也是一种清理 。
如果是我召集的会议 ， 这些问题也是需要问一下自我 ， 再来决定“要”还是“不要”召集会议 。
5 ， 通知、布告的发布需标明有效日期
对于在告示栏内张贴的通知、布告 ， 统一要求在某一个固定的位置 ， 标明有效日期 。 这样可以方便大家判断一个通知、布告是不是还需要保留在布告栏的现场 。
对于超出日期的通知、布告 ， 任何人无需询问当事方 ， 就可以做主将通知、布告撤除 。 这样可以有效地保持布告栏只保留“要”的通知 。
【【5S目视化】餐饮目视化管理办公室5S清理的小窍门】类似地 ， 无论是办公室、还是车间现场张贴的文档、作业指导书、存档的纸质文档 ， 也可以采取标注日期的方式 ， 比如下一次审核更新的日期 ， 或者是文件发布的日期 。 对于作业指导书来说 ， 即使只是标注文件发布的日期 ， 而没有标注有效日期 ， 也可以帮助大家做好版本的管理 ， 同时也可以让管理人员、岗位人员了解到 ， 本区域的流程、作业有多久没有进行过优化了 。 对于存档在档案室里的文档 ， 使用清晰的标识 ， 标出相关文件的有效期 ， 以便人员按目视标识及时清理 。

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