3、气象资料 。在分析进度安排和施工条件时，天气是应考虑的重要因素之一，因此，要保持一份真实、完整、详细的天气情况记录，包括气温、风力、湿度、降雨量、暴风雪、冰雹等 。
4、备忘录 。承包商对工程师和发包人的口头指示和电话应随时用书面记录，并请签字给予书面确认 。事件发生和持续过程中的重要情况都应有记录 。
5、会议纪要 。承包商、发包人和工程师举行会议时要做好详细记录，对其主要问题形成会议纪要，并由会议各方签字确认 。
6、工程照片和工程声像资料 。这些资料都是反映工程客观情况的真实写照，也是法律承认的有效证据，对重要工程部位应拍摄有关资料并妥善保存 。
7、工程进度计划 。承包商编制的经工程师或发包人批准同意的所有工程总进度、年进度、季进度、月进度计划都必须妥善保管，任何有关工期延误的索赔中，进度计划都是非常重要的证据 。
8、工程核算资料 。所有人工、材料、机械设备使用台账、工程成本分析资料、会计报表、财务报表、货币汇率、现金流量、物价指数、收付款票据、都应分类装订成册，这些都是进行索赔费用计算的基础 。
9、工程报告 。包括工程试验报告、检查报告、施工报告、进度报告、特别事件报告等 。
10、工程图纸 。工程师和发包人签发的各种图纸，包括设计图、施工图、竣工图及其相应的修改图，承包商应注意对照检查和妥善保存 。对于设计变更索赔，原设计图和修改图的差异是索赔最有力的证据 。
11、招投标阶段有关现场考察和招标文件、招标澄清文件、答疑及补充、投标文件等资料、各种原始单据（工资单，材料设备采购单）、各种法规文件、证书证明等，都应分类归档保存，它们都有可能是某项索赔的有力证据 。
由此可见，高水平的文档管理信息系统，对索赔的资料准备和证据提供是极为重要的 。
三、索赔报告的编写
索赔报告是承包商在合同规定的时间内向工程师提交的要求发包人给予一定经济补偿和延长工期的正式书面报告 。索赔报告的水平与质量如何，直接关系到索赔的成败与否 。大型工程项目的重大索赔报告，承包商都是非常慎重、认真而全面地论证和阐述，充分地提供证据资料，甚至专门聘请合同及索赔管理方面的专家，帮助编写索赔报告，以尽力争取索赔成功 。承包商的索赔报告必须有力地证明：自己正当合理的索赔缘由，受损失的时间和金钱，以及有关事项与损失之间的因果关系 。
编写索赔报告应注意以下几个问题：
1、索赔报告的基本要求 。首先，必须说明索赔的合同依据，即基于何种理由有资格提出索赔要求，一种是根据合同某条款规定，承包商有资格因合同变更或追加额外工作而取得费用补偿和（或）延长工期；一种是发包人或其代理人如何违反合同规定给承包商造成损失，承包商有权索取补偿 。第二，索赔报告中必须有详细准确的损失金额及时间的计算 。第三，要证明客观事实与损失之间的因果关系，说明干扰事件前因后果的关联性，要以合同为依据，说明发包人违约或合同变更与引起索赔的必然性联系 。如果不能有理有据说明因果关系，而仅在事件的严重性和损失的巨大上花费过多的笔墨，对索赔的成功都无济于事 。
2、索赔报告必须准确 。编写索赔报告是一项比较复杂的工作，须有一个专门的小组和各方的大力协助才能完成 。索赔小组的人员应具有合同、法律、工程技术、施工组织计划、成本核算、财务管理、写作等各方面的知识，进行深入的调查研究，对较大的、复杂的索赔需要请有关专家咨询，对索赔报告进行反复讨论和修改，写出的报告不仅有理有据，而且必须准确可靠 。应特别强调以下几点：

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