文章插图

文档管理术语表
在您开始购买文档管理解决方案之前，请了解您可能会遇到的其他一些常见术语 。
文件捕获 。捕获是指将文档放入文档管理系统的过程 。这可以通过多种方式完成，包括扫描、导入、发送电子邮件、直接捕获传真以及将数据输入电子表格 。
文档成像 。文档成像是将纸质文档或文件转换为数字文件的过程 。通常，这是通过扫描过程完成的，将这些纸质文档转换为 PDF、JPG、TIF 或其他图像类型 。
文档类型 。文档类型是您设置的总体类型，例如“发票”、“客户电子邮件”，甚至是“销售”或“客户服务” 。
索引 。通过允许您应用任何识别数据（例如供应商或客户名称、日期、金额和类别）或分配更广泛的术语（例如“发票”、“信件”、“销售”或“客户服务”来组织文档管理系统中的文档。” 索引词定义了文档的内容 。公司应制定索引规则，以便所有员工使用相同的流程； 您还可以使用智能索引软件自动索引，该软件使用机器学习来立即识别文档中最有价值的信息并将其转换为高度结构化的可用数据 。
版本控制 。版本控制是记录文档更改的过程 。如果有人对您系统中的文档进行了更改，版本控制使您能够访问以前的版本并查看更改的时间和人员 。
电子签名 。电子签名以数字方式捕获并附加到文档中 。在某些情况下，它是手写签名的数字版本，用手写笔或手指在触摸屏上签名 。在其他情况下，有一个只有指定签名人才能访问的加密密钥，以确保签名是真实的 。
文档管理系统的 7 个好处
良好的文档管理提供许多好处，包括提高客户满意度、提高员工士气以及更容易遵守联邦、州和行业法规 。查看以下文档管理系统的七个主要好处，或浏览 DocuWare 案例研究，了解有关各种组织如何使用文档管理产生积极影响的详细信息 。
1、减少对纸张存储的依赖
实施 DMS 是创建无纸化办公室和消除纸张成本、不安全性和低效率的最重要步骤 。
这些节省的一些原因包括：

• 减少文档档案的空间需求 。当您进行数字化时，您会从充满纸张的文件室转变为办公室中很少或不需要文档存储空间的情况 。
• 归档成本更低 。如果您出于合规或其他原因必须保留的纸质档案存放在遥不可及的仓库中，则它们会花费您的钱 。数字档案可以立即访问并且维护成本大大降低 。
• 文书工作费用 。当您处理纸张时，工作人员可能会不断地打印或复印文件以完成工作 。当您处理数字时，打印需求会大大减少 。
• 劳动力成本 。借助文档管理系统，员工可以快速获取所需的信息 。没有人需要索取文件或沿着大厅走到文件室开始搜索 。由于效率的提高，通常不需要随着业务的增长而增加员工 。

2、轻松按需访问文档
按需访问文档不仅可以降低您的劳动力成本 。它可以提高员工士气，减少错误和沟通不畅，并大大提高客户满意度 。
借助正确的文档管理系统，员工可以快速找到他们正在寻找的内容，无论他们是在从事研究项目、照顾患者还是与客户就订单进行电话交谈 。
3、提高合规性
轻松访问文档以及随之而来的所有内容可帮助您遵守法规遵从性要求 。当您投资于文档管理时，以下只是一些提高合规性的机会：
更好的文档 。当授权的团队成员、客户、审计师和其他人可以访问有关交易或账户的整个故事时，就更容易证明合规性或找出您不小心的地方，这样您就可以在未来解决这些漏洞 。

• 鸡蛋是否变质 鸡蛋变质图片
• 有趣的心理学小知识200条图片
• 风水学法 风水正确点穴法图片
• 九曲水风水图片欣赏 风水什么叫九曲水
• 地毯选购的10条攻略
• 你见过圆形的灭火器嘛
• 笋瓜的做法大全 笋瓜图片
• 雷神之锤图片 雷神之锤游戏
• 卫生间浴室柜什么颜色好风水 风水浴室柜图片
• 肾豆百科 肾豆图片