许可访问 。最好的文档管理软件可让您控制谁可以访问文件，甚至可以创建审核日志 。这有助于您确保安全信息在需要知道或保密的基础上真正可用 。
版本控制 。版本控制可让您查看谁更改了文档以及他们何时更改 。您可以查看添加、移动或删除文档的方式和时间，有助于确保您的记录准确且合规 。
4、增强团队和客户协作
文档管理系统完全支持协作环境，无论员工是在办公室、远程还是在移动中工作 。三分之一的办公室工作人员表示，如果在疫情后 100% 停止远程工作，他们可能会辞职，因此确保协作而不要求人们在同一空间内的系统至关重要 。
以下是文档管理软件支持协作的几种方式：
?人们可以同时查看文档 。这有助于同事以最有效的方式讨论项目、帐户问题和其他主题，无论他们是通过电话、视频会议还是聊天 。
?客户和业务合作伙伴可以在获得许可的基础上查看文档 。您可以为外部用户设置有限的访问权限，以便他们可以为项目做出贡献或跟踪正在发生的事情 。这支持沟通和透明度，这两者都非常有助于客户满意度 。
5、用于改善工作流程的自动化选项
最好的文档管理软件选项包括自动化 。无论是自动扫描和索引，还是根据预设规则使用工作流程路由文档的能力，这些解决方案都可以加快常见流程，并让您的员工摆脱繁琐的手动任务 。例如，使用 DocuWare，您可以自动化常见的业务流程，包括发票审批、员工入职和记录保留 。
6、业务连续性让您高枕无忧
如果您选择基于云的文档管理，您获得的安心可能是巨大的 。顶级文档管理提供商使用冗余数据存储来确保快速和完整的灾难恢复过程 。即使您的企业受到飓风、火灾或其他自然灾害的袭击，您的文件也将是安全的并且可以立即访问 。
7、更佳的整体数据安全性
当您投资于安全文档归档时，您可以让应该有权访问它的每个人都更容易获得数据，同时减少不应该看到您的文档的人的机会 。
文档管理解决方案成功的 3 个最佳实践
但是，简单地购买文档管理系统并在您的业务中使用它并不能自动为您带来所有这些好处 。确保您与您的供应商合作计划一个强有力的实施，包括为您的员工提供培训和沟通 。您从员工那里获得的支持越多，他们就越有可能使用该软件并帮助推动其中的一些好处 。
以下是要考虑的另外三个最佳实践：

1. 创建使用文档管理系统的标准操作程序
   提前计划，决定如何使用您的文档管理系统 。创建标准操作程序和培训材料，各级员工有问题时可以求助 。您的团队在使用软件方面越一致，收益就越大 。
2. 尽快抓拍文件
   并非每个组织都可以 100% 无纸化，但是当您将尽可能多的文档转换为数字文档并尽可能靠近“入口点”捕获它们时，可以获得最佳结果 。例如，某些类型的邮件应该被打开并立即扫描并作为数字文档发送给适当的人 。工作流程应允许员工将附件直接转发到文档管理系统，而不是要求他们打印文档电子邮件 。
3. 不要简单地模仿旧的纸质流程
   文档管理解决方案提供了比纸质流程做得更多的机会 。不要试图创建模仿您对纸张所做的工作流程 。相反，请在您的组织中召集主题专家并设计更好的流程以充分利用数字功能 。

更多信息请私信我或在评论区留言 。

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