小组成员之间分享工作的进展情况很重要 。要想准确地把握工作的进展，并做出精简的说明，就要在头脑中整理好这些内容，保持随时能向上司汇报的状态 。实际上，这样做不仅能清楚地了解自己现在该做什么，还可以避免工作时做无用功 。
3.简练地说出沟通事项
简练地向上司传达应办理的事项十分重要 。在想向上司做汇报时，可以直接说：“您能腾出三分钟，听我说说××事吗？”但是要注意，务必将要叙述的内容放在最前面，采用“提醒型疏通”方式 。
充满自信地让繁忙的上司挤出时间，不仅会提高你的工作效率，而且还会使上司更加信赖你 。
汇报的资料就是我们的产品 。从始至终，我们都不能松懈，而是应该谨小慎微地、以超出客户预期的效果来完成这些资料 。
他说的是，无论内容多么精彩、会议进展得多么顺利，留在客户手上的也只是些纸质资料而已 。在与对方初次会面的那一刻，对方所看到的也仅仅是手头的文件资料 。因此，这些资料是非常重要的 。
与其重视外观，倒不如注重内容
麦肯锡咨询公司的发言资料基本上都是由黑和白两种颜色组成的 。因为黑白两种颜色可以让资料看起来更具说服力，是一种对自己的工作高度自信的表现 。
准备资料时刻意调整颜色的做法是错误的 。这时，你应该想想语句、论据和图表配置得是不是都很到位 。
而且，与其纠结语句和论据，不如去想想你所准备的信息本身是不是具有说服力 。在关注资料的表象之前，应该先改善它的内容 。
在准备资料时，首先，应该准备好充足的信息；其次，考虑文章整体框架的制作，用黑色与白色两种颜色制作资料；最后，再对需要强调的部分配色 。这才是准备资料最为理想的步骤 。
准备资料时要有“连环画”与“3W”的意识
准备资料，首先要考虑文章的整体框架 。这时应该有“3W”意识，即以Who（对谁）、What（发言的内容是什么）、Why（以什么为目的）为内容进行发言 。
整理好“3W”的内容，你自然而然就确定了发言的流程和各个部分的内容 。明确了“3W”，有助于酝酿发言的开场白 。
再者，要以制作“连环画”的方式组织发言资料，以及准备资料的流程 。
所谓开场白，是指会议开始时，在打开资料前所说的一番话 。
会议从开场白开始，之后再生成出席者（Who）、会议的原委和目的（Why）以及讨论的内容（What）这些要素 。如果开场白能顺利进行下去，“3W”自然就浮出水面了 。
设想开场白
事实上，自己做开场白，自己发言的情况并不多 。
一般而言，项目领导做开场白，经理做中心发言，年轻人准备资料，这样的开场白会发挥特别的效果 。请看下面一段开场白 。
“感谢诸位今天出席第二次报告会 。这次的报告会主要针对上次会议的存疑事项提出一些改善措施，并报告进展情况 。”
在这种情况下，由于此次会议的对象都出席过上次会议，所以在资料上就没有必要涵盖基本事项了 。会议的目的是消除上次会议指出的疑点 。因此，你只要有效地传达改善措施就可以了 。
这样一来，资料自然而然就会回顾上次会议中的存疑事项，然后明确地列举出改善措施，最后再展示与之前相比发生的变化 。
运用“3W”法准备资料时，具体应该注意以下三点 。
1. Who（对象是谁）
准备资料之前，应先从会议出席者的职务、立场、背景以及年龄等因素出发，明确其之前所了解的知识，以及对项目进展所持的立场 。如果对方对议题很熟悉的话，那么就没有必要将资料写得面面俱到 。反之，你就应该将基础性信息写得浅显易懂 。

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