要求6
会议通知发出后 ， 应跟踪参会人员（尤其是会议的关键人员）是否收到 ， 能够能够正常出席
8．会前审核
在召开会议前 ， 综合部相关工作人员应审核会签筹备工作状况 ， 以免出现纰漏 。 下面提供了一份会前审核常用的表单 ， 供读者参考
会前审核单
审核项目审核审核项目审核会议主题参会人员确定情况会议时间确定情况会议地点确定情况会议通知发放情况设备设施准备情况…………

文章插图

2 会中服务
会中服务项目包括：会议签到、引导座位、分发会议文件、维持会场秩序等 。 会中服务的好坏将直接影响到会议的效率 。
1．会议签到
为了能够及时、准确的统计到会人数 ， 做好会议安排 ， 综合部应在召开会议前 ， 做好会议签到工作 。 会议签到的方式主要包含如下所示的5种 。
簿式签到
◆ 会议工作人员预先准备好签到簿（签到簿上的内容包含：姓名、所在部门、职务等） ， 参会人员按要求逐项填写 ， 表示到会
◆ 优点：利于保存、便于查找
◆ 缺点：对于参会人数较多的大中型会议不适合
工作人员代为签到
◆ 会议工作人员预先制定好参加会议人员的花名册 ， 参会人员到场后 ， 由工作人员在花名册后画上记号 ， 表示到会；缺席或请假人员要用其他的记号表示；如用“√”表示到会 ， 用“×”表示缺席 ， 用“○”表示请假
◆ 优点：操作简单
◆ 缺点：需要工作人员了解参会人员 ， 仅适用于小型会议
证卡签到
◆ 会议工作人员先将印好的证卡（证卡上一般印有：会议名称、日期、座次号、编号等）发给参会人员 ， 参会人员进入会场时将证卡交给工作人员 ， 表示到会
◆ 优点：操作便利 ， 多适用于大中型会议
◆ 缺点：存在较高的成本费用 ， 且不利于保存查找
座次表签到
◆ 会议工作人员按照会议模型 ， 事先制定好座次表 ， 并在座位上按要求添上参会人员姓名和座位编号 ， 参会人员到会时在座位表上消号 ， 表示出席
◆ 优点：能够起到引导的效果
◆ 缺点：很多人集中到会时 ， 容易引起混乱
2．引导座位
召开小型会议时 ， 参会人员一般都有自己的习惯座位 。 但召开大中型会议时 ， 为方便参会人员尽快入座 ， 维护会场秩序 ， 一般需要引导座位 。 为减轻工作人员的负担 ， 可通过在会场上设立标记 ， 在签到证卡上注明座次号等方式 ， 引导参会人员找到自己的座次 。
3．分发会议文件
会议相关文件资料 ， 一般在会前发放到参会人员手中 。 分发会议相关文件资料的方式主要有以下3种 。
① 工作人员站在会场入口处 ， 在参会人员进入会场时发放给参会人员 。
② 在开会之前 ， 按要求在每位参会者的座位上摆放一份文件资料 。
③ 在开会过程中 ， 由综合部管理者指派几名工作人员 ， 每人负责规定区域文件资料的分发和收退 。
4．维持会场秩序
在会议召开期间 ， 综合部应组织做好会场秩序维护工作 。 如：制止与会议无关的人员进入会场、制止和调解会议过程中纠纷 ， 保证会议安全等 。
5．其他服务工作
为保证会议顺利进行 ， 综合部相关工作人员还应根据会议需要 ， 认真做好会议的其他服务工作 。 具体的服务内容主要包括以下6项 ， 如下 。
生活服务
妥善安排好参会人员的饮用水、住宿、就餐等事项