为统一会议管理模式 ， 规范公司各项会议及各类培训流程 ， 缩短会议时间、减少会议数量 ， 提高会议质量 ， 特制定本制度 。
1 组织筹备
会议的组织筹备是会议管理的第一步 ， 是开好会议的基本保证 。 会议的组织筹备主要包括：拟定会议名称、明确会议时间、选择开会地点、确定参会人员、安排议事日程、做好会场布置、发放会议通知、与会人员报名和报道等 。

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1．拟定会议名称
任何会议的名称均应与会议的内容相符 ， 并确保妥帖恰当 。 通常情况下 ， 综合部可通过以下三种方式拟定会议名称 ， 如下 。
第1种方式
使用“通称”确定会议名称 。 如：“例会”、“年会”等
第2种方式
用组织名称代替会议名称 ， 如“董事会第××次会议”、“财务部工作总结会议”等
第3种方式
根据会议内容确定会议名称 ， 如“新员工入职工作座谈会”、“××项目启动会”等
2．明确参会人员
合理的选择参会人员 ， 不仅有利于节省企业的人力资源 ， 提高会议效率 ， 还能够降低企业的经济负担 ， 因此 ， 在会议管理过程中 ， 必须慎重选择参会人员 。 综合部在选择参会人员时 ， 必须考虑以下因素 ， 如下 。
选择参会人员应考虑的因素
考虑因素相关说明与会议主题的相关度◆ 参会人员是否对会议所要实现的目标有直接或间接的责任◆ 参会人员是否与会后的行动直接相关◆ 参会人员是否多余或可有可无参会人员个人素质◆ 参会人员在中心议题方面是否具备专门的知识与经验◆ 参会人员是否有能力或有权利达成一项决议◆ 参会人员是否会对他人造成心理压力 ， 进而影响他人的发言质量或真实性◆ 参会人员是否能够全身心投入会议◆ 参会人员是否会妨碍会议的总体成效参会人数限制通常情况下 ， 参会人数越多 ， 参会人员的参与意识越弱 ， 会议的质量也越容易受到影响 ， 因此 ， 一般的企业会议都会设定一定参会人数限制 。 当需要参加会议的人数很多时 ， 应设法分组讨论或设立分会场3．明确会议时间
综合部在确定会议的召开时间时 ， 应本着“宜短不宜长”的原则 ， 根据会议的内容、参会人员特点等因素综合确定 。 选择会议时间应注意下问题 。
① 考虑参会人员中关键人物的最佳时间 ， 确保关键人物可以准时参加会议 ， 并能够集中精力开好会议 。
② 避免影响企业正常经营活动和运行秩序 ， 防范因会议影响企业的效益或效率 。
③ 把握好开会时机 ， 优先召开时效性强、酝酿成熟的会议；时效性差 ， 或需要酝酿较长时间的会议 ， 可以拖后召开 。
4．选择开会地点
会议地点选择的恰当与否 ， 会在很大程度上影响会议质量 。 因此 ， 为有效实现会议目标 ， 综合部在开会地点的选择上应考虑以下条件 ， 如下 。
选择开会地点应考虑的因素
考虑因素相关说明参会人数参加会议的人数要与会场的容量相适宜 。 如果会场空间过大 ， 会场内部就会冷冷清清 ， 会议气势会受到影响；如果会场空间过小 ， 则会让参会者产生拥挤沉闷感 ， 会议的效果容易受到影响便利程度◆ 会址距离远近适中 ， 便于参会人员能够按时到会◆ 有外埠人员参加的会议 ， 除距离远近外 ， 还应考虑参会人员的食宿是否方便会场环境会场应安静 ， 通风和照明设施良好 ， 室内温度适中 ， 确保参会人员能够时刻保持清醒的头脑 ， 能够集中精力参会