在职场中,所有的事情都可以分为个轻重缓急 。轻重缓急囊括了所有,这也就是提高工作效率背后的原理,小技巧都是为原理工作的 。很多人判断事件的重要与否,常常把紧急程度联系在一起,其实这是错误的 。紧急只是时间迫在眉睫,和重要程度没什么必然的联系 。事情无关痛痒,就完全没有必要去做了 。记住高效率的人永远只做“重要的事情” 。
如果我们能够把自己的工作设计得有条理一点,也许我们的工作效率会提高很多,你还会发现,工作原来还可以这般轻松和快乐 。条理分明能提高工作效率,使你不但掌握自己的生活,也会有更多的休闲时间 。
两个毕业生同时应聘英特尔公司的部门经理助理 。两个人实力相当,面试官难以取舍 。
这时候,公司总裁秘书问这两个人同一个问题:“假如你已进入公司担任经理助理,每天上班的第一件事会做什么?”
第一个人答道:“我会等待经理来给我分配任务,绝不会做自己的私事 。”众考官摇了摇头 。
第二个人答道:“上班第一件事是收电子邮件和信作,了解今天有哪些工作要完成,再根据轻重缓急,把工作一件件列出来,按照时问顺序排一个表......
结果很快就出来了:第二个人被录用,第一个人被淘汰 。
这个问题主要考察应聘者做事是否有条理 。第一个人完全误解了考官出题的用意,他的回答使考官觉得他过于被动,没有主见,做事需要别人来指点,这样的人有什么条理性可言?
做事是否有条理,是判断一个人做事严谨程度的标尺 。能力再强的人,如果没有工作秩序,一上来就埋头于工作中,只会把工作弄得团糟 。办事不得当、工作没有计划、缺乏条理,就会浪费大量时间,吃力不讨好 。做事的条理性对工作来说举足轻重 。
那么,如何才能让自己的工作更有条理?如何才能让自己劳有所获呢?我们可以学会以下工作方法;
建立工作列表随时记下要做的工作,所有事情一目了然 。要注意:
①区分轻重缓急,先做重要的事情,注重效率,更注重效果 。
②设置并重视完成期限,就像对自己的承诺 。
③具体明确,如果工作太大,就分解成简单的工作 。这一方法比较容易,大多数人都可以使用,它的作用是:既减少记忆,又避免遗忘;能快速着手工作;有效利用琐碎时间 。
当工作列表上的工作很多,让你感到烦乱的时候,就要考虑使用日程安排了 。日程安排与工作列表的不同在于:工作列表只是说明要做什么,而日程则确定了按什么顺序去做、什么时间去做 。养成制定日程的习惯有些难度,我们可以:
①先从时间已确定的事务开始,例如会议、会面等 。
②逐渐培养日程安排能力,根据个人习惯,将事务安排在合适的时间 。
③不要安排得太满,留下必要的缓冲时间 。
④相似的工作安排在一起,尽量减少角色的变化 。
⑤养成习惯,随时利用琐碎时间做一些琐碎的小事 。
如果遇到难题就一筹莫展,那就是在浪费时间 。对复杂的工作,要善于分解,分而治之 。如果做不到,可以寻求他人的协助,或暂时搁置 。
在某一时刻,要集中精力专注于一件事情 。但某一段时间里,最好有多个工作线索,如同“吃着碗里的,看着锅里的” 。有两种情况适合这种方式:
①遇到思路阻碍时,可以暂时摘置,等经过酞酿后,有了思路再做 。有些难题可能在你放松思考的时候迎刃而解 。
②提前考虑下一步工作思路 。当前工作完成时,下~ 步的思路也清晰了,可以立即着手去做,同时,开始思考再后一步的问题 。
另方面,多个工作线索也可能使你思绪繁杂,这需要合理安排 。
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